Convierta Meltranet en su Intranet.
Una de las cosas que gustan de las empresas pequeñas es su capacidad para actuar con rapidez. Para tomar una decisión no hay que ir pasando por las numerosas fases administrativas que impone una empresa grande.
De hecho, la mayoría de las decisiones se toman cuando las partes interesadas se congregan alrededor de la mesa de reuniones. Pero puede llegar un momento en el que el negocio crezca tanto que esto ya no baste. Necesita un sistema de comunicación continuo, confiable y seguro con el resto de las personas de la empresa para garantizar el crecimiento deseado. Necesita una intranet.
Las intranets son parecidas a los sitios Web y, como éstos, utilizan protocolos de Internet, con la diferencia de que son redes internas exclusivas de la empresa. (Las extranets también son sitios Web internos o privados, pero con privilegios de acceso que pueden extenderse a los clientes que se designen, socios y otros usuarios). La mayoría de las grandes empresas utilizan intranets. Cuando el número de empleados asciende a 10.000 o más, distribuir la información se convierte en una tarea de envergadura. Las intranets pueden facilitarla.
Colabore en línea con su propio sitio Web
Con Metranet, la solución de intranet, puede crear un tablón de anuncios en línea para su empresa, además de compartir documentos. Puedo darle tres razones por las que también una empresa pequeña debería tener una intranet. Son éstas:
1. El sistema de comunicación se resiente si hay más de una persona involucrada
Incluso las empresas pequeñas sufren problemas con su sistema de comunicación. La mayoría del personal se entera de lo que pasa en las charlas. Las historias van cambiando a medida que se van contando, y muchas veces terminan distorsionándose y provocando malestar. En el caso de empresas que operan con teletrabajadores, trabajadores dispersos geográficamente, empleados que viajan continuamente, o de empresas directamente "virtuales", los problemas de comunicación se multiplicarán y serán más difíciles de resolver.
Para que una empresa funcione bien, todos los empleados deben entender cuáles son los objetivos. El cuadro directivo no puede ser el único conocedor de los objetivos a corto y largo plazo. Todo el personal de la empresa tiene que cooperar en pro de la consecución de objetivos comunes.
Una intranet es el lugar perfecto donde publicar informes semanales, memorandos y objetivos. De ese modo, todo el mundo dispone de la misma información.
Toby Ward, presidente de la empresa de consultoría para intranets Prescient Digital Media, considera que incluso una empresa con pocos empleados puede encontrar ventajas en una intranet. Aunque no se trabaje desde ubicaciones remotas, los comerciales de ventas y los asesores no están siempre en la oficina.
Contar con una intranet puede mejorar el sistema de comunicación gracias al uso de tablones de anuncios, mensajería instantánea y salas de conversación moderadas por un usuario con los privilegios correspondientes. ¿Cómo?
Imaginemos como ejemplo una escena típicamente empresarial. El personal de ventas, compuesto de cinco personas, tiene que hacer una presentación para el presidente de la empresa en relación con el aumento de las ventas previsto para el año fiscal entrante.
Estos cinco empleados se personarán en la sala de conferencias, comerán algo, tomarán café y hablarán durante horas. La primera reunión se convertirá en un intercambio de ideas que durará tres horas. La segunda empezará con una revisión de las ideas más destacadas de la primera. Los participantes discutirán por qué estas ideas pueden o no funcionar. Sólo en la tercera o cuarta reunión se concretarán las propuestas definitivas.
Un panel de discusión previo a las reuniones ayudará a racionalizar la tarea. Las ideas se podrán discutir de antemano y los participantes acudirán a la reunión con más material de partida.
2. El tiempo es oro
Sí, es un cliché. Pero demasiado cierto como para no tenerlo en cuenta.
El uso de intranets permite publicar información importante y ponerla al alcance de todos los empleados. Es útil hasta publicar información de recursos humanos. Uno de mis empleados asegura que los compañeros de su antigua oficina se pasaron una vez 45 minutos averiguando si el siguiente día festivo era remunerado. El gerente de personal no estaba y nadie conocía la respuesta.
Publicar calendarios, políticas de empresa y beneficios sociales garantizados puede ser un fantástico comienzo. Se ganará tiempo. Pero, aparte de para publicar información básica, la intranet se puede usar para mucho más. Lo bueno de la intranet es su interactividad.
Los formularios interactivos ahorran tiempo. Solicitudes de vacaciones, pedidos de suministro, cambios en los beneficios sociales, y mucho más, podrán administrarse de manera rápida y eficaz.
Asegúrese de que el diseño de su intranet resulta adecuado. No puede limitarse a publicar cosas y esperar a que los demás sepan encontrarlas. Organice su intranet de manera que sea lo más sencilla de entender posible. Se trata de ahorrar tiempo, no de frustrar a los demás.
3. Es mejor que el correo electrónico
Tal vez esté preguntándose por qué no basta con que el encargado del personal envíe el formulario correspondiente, o si en realidad no es suficiente con hacer reuniones periódicas con los empleados y publicar ciertos temas en el tablón de anuncios que tienen en la oficina.
Ward explica que enviar por correo electrónico distintas versiones de un mismo documento o una misma presentación suele crear confusión y a veces también sobrecargar de información a los empleados.
Tomemos como ejemplo el mismo personal de ventas anteriormente mencionado. Al final se acordaron tres vías principales hacia un aumento de las ventas. Supongamos que están ahora en fase de preparación de una presentación.
Tener a cinco personas colaborando al mismo tiempo en un mismo archivo de puede tener consecuencias desastrosas. Puedo oír los gritos: "¿Quién tiene la última versión?". "Andrés, me has dado mal las cifras. Creía que eso estaba arreglado", etc.
Con una intranet, los empleados podrán trabajar en un archivo compartido y dispondrán de una ubicación central en la que consultar la versión más reciente.
Y también se ahorrará espacio en el servidor. Puede parecer secundario, pero si cada usuario tiene en su equipo versiones de varios archivos puede llegarse a ocupar mucho espacio que quizá se aprovecharía mejor de otro modo.